标准号：T/CASSSP 0003-2025
标准名称：高等学校重大科技基础设施项目文件归档与档案管理规范
团体名称：中国科学学与科技政策研究会
发布日期：2025年07月08日
实施日期：2025年12月08日
本规范聚焦高等学校重大科技基础设施项目的特殊性，明确了项目文件归档与档案管理的全流程技术要求，核心内容涵盖以下方面：
范围与术语界定：明确规范的适用范围为高等学校主导或参与的重大科技基础设施项目，涵盖项目立项、审批、勘察、设计、施工、监理、试运行及竣工验收全生命周期；界定了项目文件、项目档案、归档、移交等核心术语的定义，统一行业认知
管理职责划分：清晰划分建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位及高校档案管理机构的职责，明确建设单位对项目档案管理的组织协调责任，要求将文件收集、整理、归档责任纳入相关合同条款，建立全主体协同管理机制。
文件收集技术要求：规定各阶段文件收集范围，包括项目前期的立项审批文件、招投标文件，建设阶段的勘察设计文件、施工记录、监理文件，竣工阶段的竣工图、验收报告等；明确文件收集需遵循“及时同步、完整全面”原则，对电子文件、声像文件、实物文件等不同载体文件的收集质量提出具体标准，如电子文件需采用不可擦除型存储载体，易褪色材料形成的永久/长期保存文件需附复制件。
档案整理规范：制定统一的档案分类方案和组卷规则，明确按项目阶段、专业类别、文件类型等维度进行分类组卷；规定文件排列顺序、编号规则、装订要求，对图纸折叠、声像文件标注等细节提出技术标准；明确档案鉴定流程，规范保管期限划分（永久、长期、短期）的判定依据。
竣工文件与竣工图编制：细化竣工文件编制的完整性、准确性要求，明确施工单位负责编制、监理单位负责审核的工作机制；规范竣工图编制标准，要求按工程实际情况绘制，对设计变更、现场洽商等修改内容的标注方式作出明确规定，确保竣工图真实反映项目实际建设状态。
归档与移交流程：明确归档时限要求，规定各阶段文件需在对应工作完成后及时归档，整体项目档案需在竣工验收后按规定完成汇总归档；规范档案移交的程序、内容和质量审核标准，明确向高校档案管理机构、项目主管部门等相关单位移交的流程及责任，确保档案流向清晰、交接规范。
档案保管与利用要求：提出档案保管的环境条件标准，包括温湿度控制、防火防潮、防磁防损等技术要求；规范档案利用的审批流程、借阅登记制度及保密管理规定，平衡档案利用效率与信息安全保护；明确电子档案的长期保存技术方案，保障电子档案的可读性和安全性。
质量控制与考核：建立项目档案管理全流程质量控制机制，要求将文件形成、收集、整理、归档等环节纳入项目建设计划和岗位责任制；规定质量检查的内容、频次和方法，明确考核标准，确保规范落地执行。
起草单位：上海交通大学、国家档案局经济科技档案业务指导司、教育部科学技术与信息化司、北京大学、清华大学、浙江大学、华中科技大学、四川大学、天津大学、中国政法大学、北京科技大学、吉林大学、国家能源集团、北京协和医院、上海瑞金医院、四川华西医学院
起草人：张显明、李朝霞、王冬梅、王改娇、罗明书、张雅静、王剑锋、杨文辉、周力、聂杰、刘姣姣、王帅雨、王小杭、徐璐、高雨松、刘跃龙、明媚、张金博、张安平、胡勇军、高磊、林靖生、高音、王雨杭、闫亚元、徐艳梅、邹勇、李园、楼笑笑、王莹石、刘富钊、邢俊卿、李红、张逸群、张鑫、张建梅、高源、宋原蕾、毛小莉、谭一阳